Accesarea neautorizata a documentelor din arhiva electronica constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 luni la 3 ani. Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa niciunei autorizari prealabile si se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea actelor normative in vigoare. Arhiva atentioneaza asupra obligatiilor existente intre doua parti, lasand la latitudinea si priceperea unui tert sa efectueze si alte verificari necesare, daca doreste sa incheie un raport cu una din parti. Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare", va avea prioritate cesiunea inscrisa.
Acest drept este inscris in Arhiva Electronica de Garantii Reale Mobiliare.In momentul solicitarii unui nou credit de tip imobiliar/ipotecar la o alta banca, este posibil sa se efectueze interogarea Arhivei Electronice. Inregistrarea efectuata in Arhiva de catre operatori/agenti autorizati, prin redarea fidela a continutului formularului tip completat de solicitantul inscrierii se numeste aviz de garantie. HG 804 / 2000 Arhiva Electronica a Garantiilor Reale Mobiliare este o arhiva electronica cu caracter national, care asigura publicitatea eficienta a tuturor tipurilor de garantii mobiliare, aferente tuturor contractelor de credit, leasing, concesiune sau altor tipuri de contracte comerciale. Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile prezentei legi.
Persoana ale carei date de identificare sunt mentionate in partea introductiva a formularului trebuie sa fie aceeasi cu cea care completeaza si subscrie formularul si adreseaza solicitarea de inregistrare in arhiva. Sistemul de arhivare electronica trebuie sa furnizeze o gama de functii care opereaza la nivelul metadatelor asociate documentului sau la nivelul continutului documentului, cu scopul de a localiza, regasi si accesa un document arhivat. Solutia o reprezinta arhivarea electronica a documentelor, aceasta oferind acces simultan securizat la copiile fidele ale originalului. Este interzisa utilizarea pseudonimului in efectuarea de acte notariale in forma electronica.
Arhivarea documentelor are la baza centralizarea electronica a acestora intr-un singur loc de unde sa poata fi accesate de orice utilizator, care are drepturile necesare. Ordinul de plata va trebui sa mentioneze la rubrica "Reprezentand plati" denumirea/numele operatorului de arhiva prin care se va efectua inscrierea si numele localitatii unde se va efectua inscrierea. Un alt mod de a consulta arhiva se poate face apeland la serviciile unui agent imputernicit.